Dịch vụ đăng ký thang bảng lương cho Doanh nghiệp

1. Thang bảng lương là gì?

Thang bảng lương được xây dựng dựa trên những quy định và nguyên tắc chung, được quy định tại các văn bản pháp luật gồm:

• Bộ luật lao động 2019 (Có hiệu lực từ 1/1/2021)
• Nghị định số 49/2013/NĐ-CP
• Nghị định số 121/2018/NĐ-CP

Đây cũng là căn cứ pháp lý để các đơn vị, doanh nghiệp thực hiện xây dựng thang bảng lương riêng, phù hợp với tính chất công việc và đặc điểm của doanh nghiệp.

1.1 Thang bảng lương là gì?

Thang bảng lương (thang lương, bảng lương) là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Tùy theo năng lực, mức độ phức tạp của công việc mà doanh nghiệp sẽ trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương đã xây dựng.

1.2 Quy định về xây dựng thang bảng lương và định mức lao động

Căn cứ theo quy định tại Điều 93, Bộ luật lao động 2019 thì các đơn vị doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Thang bảng lương này sẽ được sử dụng làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Mặt khác, mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức. Nguyên tắc xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương được thực hiện căn cứ theo quy định tại Điều 7, Nghị định 49/2013/NĐ-CP.

Lưu ý: Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Khi xây dựng thang bảng lương phải tham khảo ý kiến của của tổ chức đại diện người lao động.

2. Tại sao phải lập thang bảng lương

Điều 93 của bộ Luật Lao động 2012 quy định:

“Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

Trên cơ sở các nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động do Chính phủ quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.”

Theo đó, người sử dụng lao động có nghĩa vụ xây dựng thang bảng lương và nộp cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đạt cơ sở sản xuất kinh doanh của người lao động.

Khoản 10, Điều 1, Nghị định 88/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 95/2013/NĐ-CP quy định như sau:

“1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

1. Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;
2. Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;
3. Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
4. Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.”

Theo đó, trường hợp doanh nghiệp không lập và nộp thang bảng lương theo quy định sẽ phải nộp phạt theo quy định trên.

3. Hồ sơ xây dựng thang bảng lương bao gồm

1. Hệ thống thang bảng lương
2. Công văn xin đăng ký hệ thống thang bảng lương
3. Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương
4. Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương
5. Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ
6. Quy chế tiền lương tiền thưởng, phụ cấp (có Phòng lao động yêu cầu, có phòng không yêu cầu, nhưng rất quan trọng khi quyết toán thuế nhé)

4. Trình tự thực hiện đăng ký thang bảng lương

Bước 1: Doanh nghiệp xây dựng thang, bảng lương theo các nguyên tắc do Chính phủ quy định và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện.

Bước 2: Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện tiếp nhận thang, bảng lương đăng ký. Trường hợp cơ quan quản lý nhà nước phát hiện thang, bảng lương của doanh nghiệp vi phạm các nguyên tắc do Chính phủ quy định thì thông báo cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.

Doanh nghiệp (sử dụng từ 10 lao động trở lên) đăng ký thang bảng lương, nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện:

• Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở xuống nộp tại trụ sở UBND cấp quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc Tỉnh.
• Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở lên thực hiện nộp hồ sơ tại trụ sở cơ quan Sở Lao động TB&XH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Thời gian giải quyết hồ sơ là sau 05-07 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ Phòng Lao động thương binh và xã hội xác nhận hồ sơ đăng ký thang bảng lương.